System jest już zbudowany i działa. Strona, zapisy online, panel na telefon, karnety, kasa, wypłaty dla trenerów i asystent, który odpisuje klientom. Wgrałem do niego Twoich klientów i grafik z arkusza, więc nie zaczynasz od pustego miejsca.
Zostało to, czego nie wyczytam z arkusza: decyzje, które musisz podjąć Ty, i rzeczy, które tylko Ty możesz założyć na siebie.
Jak to wypełnić. Odpowiedzi zapisują się w przeglądarce same, możesz wyjść i wrócić. Na końcu klikasz „Wyślij do Maćka”. Pisz krótko, jedno zdanie wystarczy. Jeśli czegoś nie wiesz albo pytanie nie ma sensu w Twoim przypadku, napisz to wprost, to też jest odpowiedź. Najważniejsze są sekcje A i B — bez nich nie da się uruchomić numeru i włączyć cennika.
A · Numer telefonu i firma
Od tego zależy, czy asystent w ogóle ruszy. Przeczytaj A1 uważnie, to decyzja nie do cofnięcia jednym kliknięciem.
A1. Który numer ma obsługiwać WhatsAppa z klientami?
Chcielibyśmy zostawić Twój 798 663 784 , bo klienci go znają. Da się to zrobić, ale wymaga jednej zmiany po Twojej stronie.Plan A (polecam): zostajesz przy swoim numerze. Najpierw przechodzisz ze zwykłego WhatsAppa na darmową aplikację WhatsApp Business — numer i historia rozmów zostają, instalujesz i przenosisz w kilka minut. Potem podpinamy numer do asystenta w trybie współistnienia: piszesz z telefonu tak jak dziś, a asystent widzi te same rozmowy w panelu i odpisuje, gdy Ciebie nie ma. Warunek: musisz otwierać aplikację przynajmniej raz na dwa tygodnie, inaczej połączenie się rwie. WhatsApp na komputerze trzeba będzie podłączyć od nowa.Plan B (gdyby A nie przeszło): osobny numer dla klubu. Twój WhatsApp zostaje nietknięty, ale klienci muszą się nauczyć nowego numeru i przez jakiś czas piszą na stary, gdzie asystent ich nie widzi.
A2. Czy z tego numeru korzysta ktoś jeszcze poza Tobą?
Np. ktoś odbiera za Ciebie wiadomości albo masz go podpiętego na komputerze. Po podłączeniu asystenta urządzenia dodatkowe trzeba podłączyć od nowa, więc lepiej wiedzieć wcześniej.
A3. Na kogo zarejestrowana jest działalność?
Pełna nazwa firmy, NIP, adres. Potrzebne do weryfikacji w Meta (WhatsApp i reklamy) i do wizytówki Google. Jeśli działasz bez firmy, napisz wprost.
A4. Jaki mail ma być firmowy?
Na niego idą zgłoszenia z formularza i on będzie podpięty do panelu. Możesz podać istniejący albo napisać, że zakładamy nowy na domenie (np. kontakt@zuziboxing.pl).
A5. Czyją kartą płacimy za domenę, serwer i asystenta?
To wydatki na Ciebie: domena raz w roku, reszta miesięcznie od zużycia. Napisz, czy podpinasz swoją kartę, czy wolisz, żeby szło przez Maćka i rozliczyć się osobno.
B · Cennik i zasady
Ceny wziąłem z Twojego arkusza. Dopóki ich nie potwierdzisz, asystent nie podaje klientom żadnych kwot, tylko przekazuje sprawę Tobie.
B1. Czy te ceny są aktualne?
Z arkusza wyszło tak — Rząska: 24 treningi 4000 zł, 16 treningów 2700 zł, 8 treningów 1400 zł, pojedynczy 200 zł. Krzeszowice: 24 treningi 4300 zł, 16 treningów 2950 zł, 8 treningów 1540 zł, pojedynczy 230 zł. Konsultacja 100 zł, wejście na grupę 100 zł, wejście na obiekt 25 zł, z Multisportem 18 zł.
B2. Czy karnet ma termin ważności?
Np. 8 wejść do wykorzystania w 2 miesiące. Dziś w systemie wejścia nie wygasają. Jeśli mają wygasać, napisz po ilu tygodniach i co się dzieje z niewykorzystanymi.
B3. Do kiedy można odwołać trening bez straty wejścia?
Np. do 12 albo 24 godzin przed. Po tym czasie wejście przepada czy nie? Na tej zasadzie asystent będzie odpowiadał klientom, więc musi być jednoznaczna.
B4. Co, gdy ktoś po prostu nie przyjdzie i nie odwoła?
Zdejmujesz wejście z karnetu czy odpuszczasz? System umie jedno i drugie, ale musi wiedzieć, co jest domyślne.
B5. Czy karnet można zawiesić?
Choroba, wyjazd, kontuzja. Jeśli tak, na jak długo i czy trzeba zgłosić wcześniej.
C · Trenerzy
W arkuszu znalazłem ośmioro: Ty, Kuba, Przemek, Łukasz, Bartosz, Piotrek, Konrad, Jacek. Panel już liczy im wypłaty, ale nie zna stawek.
C1. Kto z nich realnie prowadzi treningi teraz?
Wypisz aktywnych i skreśl tych, którzy już nie pracują. Dopisz kogoś, kogo nie wyłapałem.
C2. Ile płacisz każdemu z nich?
Podaj przy nazwisku: stawka za trening grupowy, stawka za personalny, albo procent od wpłaty, albo miesięcznie. Jeśli różnie w Rząsce i Krzeszowicach, napisz osobno. Panel będzie z tego liczył wypłaty co tydzień.
C3. Czy trener może sam dodać trening do grafiku?
Tylko Ty układasz grafik, czy trener może wpisać swoje personalne, czy pełna swoboda?
C4. Kto przyjmuje gotówkę i jak trafia do Ciebie?
Trener bierze kasę na sali i oddaje Ci raz w tygodniu? Czy tylko Ty przyjmujesz? System zapisuje każdą wpłatę z nazwiskiem trenera, więc będziesz to widział, ale muszę wiedzieć, jak jest teraz.
C5. Czy trener ma widzieć wszystkich klientów klubu, czy tylko swoich?
Dziś widzi tylko swoich i nie widzi numerów telefonu — pisze do nich przez panel. Zostawiamy tak czy zmieniamy?
D · Klienci i ich dane
Tu robi się poważnie, bo odpowiadasz prawnie za dane swoich klientów.
D1. Jak uzupełnimy brakujące numery telefonu?
Z Twoich list przeniosłem 116 osób, ale numer miało tylko 10. Reszta jest w systemie bez telefonu — nie dostaną potwierdzenia treningu i asystent ich nie rozpozna. Masz je gdzieś indziej (telefon, WhatsApp, zeszyt), czy zbieramy je po kolei na sali?
D2. Czy w systemie mają być notatki o zdrowiu?
W arkuszu były wpisy w stylu „bark po kontuzji”. To dane o zdrowiu, chronione mocniej niż zwykłe — trzeba na nie osobnej zgody klienta i widzi je każdy trener. Trzymamy je w systemie, czy wolisz mieć to tylko w głowie?
D3. Czy masz zgody osób ze zdjęć na stronie?
W galerii są zdjęcia z treningów, widać na nich twarze. Jeśli ktoś nie zgodził się na publikację, musimy je zdjąć albo zapytać. Napisz, które zdjęcia są pewne, a które do sprawdzenia.
D4. Kto ma zalegać i ile?
Osoby, które trenowały i nie zapłaciły. Wpiszę to do systemu, żeby przestało ginąć.
E · Sale
E1. Czy Zabierzów to stałe miejsce?
Pojawił się w grafiku obok Rząski i Krzeszowic. Dopisać go do strony jako trzecią lokalizację, czy to było jednorazowo?
E2. Jaki jest dokładny adres w Krzeszowicach?
Na stronie jest dziś „dokładny adres dostajesz przy zapisie”. Jeśli można go podać wprost, ludzie łatwiej trafią i wizytówka Google zadziała lepiej.
E3. Ile płacisz za sale?
Za godzinę albo miesięcznie, osobno każda lokalizacja. Bez tego nie policzę, czy dana grupa na siebie zarabia.
F · Pieniądze i reklama
F1. Ile chcesz wydawać na reklamy na Facebooku?
Miesięcznie. System mierzy, ile z tego wraca w zapisach, ale budżet ustalasz Ty.
F2. Chcesz przyjmować płatności online?
Dziś wszystko jest na gotówkę i zapisywane ręcznie. Płatność online (BLIK, karta) znaczy mniej upominania się o pieniądze, ale prowizja od każdej wpłaty i trochę formalności. Wchodzimy w to teraz, później, czy wcale?
F3. Ile musi zostać na koniec miesiąca, żebyś był spokojny?
Kwota na rękę, po salach i po wypłatach dla trenerów. Do tego progu będę odnosił, czy zmiany mają sens.
G · Na koniec
G1. Co Cię w tym niepokoi?
Że asystent napisze klientowi coś głupiego? Że stracisz kontakt z ludźmi? Że coś się rozsypie i zostaniesz bez grafiku? Napisz szczerze, od tego zależy, co zabezpieczymy najpierw.
G2. Kto poza Tobą ma mieć dostęp do panelu?
Każdy dostaje własny PIN i widzi tylko to, co do niego należy. Napisz, kto i w jakiej roli: właściciel, trener, recepcja.
G3. O co nie zapytałem, a powinienem?
Coś, co ma znaczenie dla Twojego klubu, a czego nie ma wyżej.